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类型第四章 会议组织.pptx

  • 上传人:清风配酒
  • 文档编号:84789
  • 上传时间:2023-10-31
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    第四章 会议组织 第四 会议 组织
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    1、会务工作 本章主要介绍会议的涵义、性质、作用、会议的组织安排、会议文书等。重点掌握会议的作用、组织安排、会议文书的特点以及会议控制的手段。第一节 会议概述第二节 会议的组织安排第三节 会议文书,第七章 第一节 会议概述一、会议的涵义 会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。构成会议的要素有:会议名称;会议时间;会议地点;会议主持者;会议的参加者;会议主题;会议的方式方法;会议的结果。,二、会议的性质 对于会议的性质,我们归纳以下几点认识:1、会议不是目的,而是工作方法。开会的目的是为了做好工作,解决问题。2、开会是领导方法的一种,而不是领导方法的全部。3、开会只是我们工作过程中

    2、的一个环节,不是我们工作的始终。三、会议的作用 1、立法作用2、行政手段作用3、上传下达、部署任务的作用4、宣传教育作用5、理论研究作用,第四章 会务工作 第二节 会议的组织安排 一、会议的分类 会议是内容和形式的统一体,从不同的角度可以有不同的分类。1、从会议的规模来分(p146)有大、中、小三种类型。2、从会议的内容容量来分 有综合性的会议、专业性的会议、专题性的会议、一事一议的会议、咨询性的会议等。3、按时间分 可分为定期性会议和不定期的会议。,会议常规礼仪:一、会议环境的礼仪规范 会议环境应强化会议主题。必须围绕会议主题来衬托,或庄严隆重、或喜庆热烈、或轻松活泼。1,讲台一般来说,主席

    3、台大都设置有专门的讲台,位置一般在主席台的右侧,不宜在中间,以免主席团成员视线受阻。讲台上要放话筒,有时也可以放置鲜花。,2,会徽有时候,在主席团后面的背景上会悬挂会徽。会徽是体现或象征会议精神的图案性标志,它是会场的视觉中心,能起到渲染和突出会议精神的作用。3,会标会标要悬挂在主席台的正上方。会标的制作应端正、醒目、大方。除开悼念性会议外,一般为红底黄字或红底白字。字体以楷体或美术字体为宜。,4,旗帜为了衬托会议气氛,有时需要在主席台上和会场内外悬挂旗帜。主席台上的旗帜应围挂在会徽两边,以突出会议的庄严隆重。5,花卉可以调节会场气氛,振奋与会者的精神。注意:如果在主席台台口围放花卉,宜选择低

    4、矮的绿色品种,以免挡住视线。红色表示热烈;黄色表示亲切;绿色表示希望,如果是涉外会议,尤其是重大的涉外会议,选用花卉应突出中华民族文化特色。选择有代表性的中国原产花卉,如梅花、牡丹、菊花、兰花、月季、杜鹃、山茶、荷花、桂花、水仙等。6,灯光、音响、空调灯光要明亮、柔和。音响音量适中;空调温度控制在20度左右。,二、会议服务安排的礼仪会议环境是会议礼仪的硬件;会议服务是其软件。1,拟发会议通知会议的主题、形式、内容、任务、议程、出席人员的等确定以后,便应该尽早拟发详尽的会议通知,以便与会者安排工作,做好相关准备。一份详尽的会议通知包括:会议名称;会议主题与内容;会期(起止时间);报到的时间与地点

    5、(要特别交代清楚交通路线或附上交通路线图);会议的具体出席对象;会议要求(材料的准备及其差旅费和其他费用的问题。),2,准备会议资料会议所需的文件资料,都应该在会前准备好。会后补发是不符合礼仪规范的。3,礼貌待客会议召开期间,秘书及其相关工作人员要按照有关的礼仪规范,做好迎送、登记、引导、陪同以及联络等工作,尤其对重要的与会者或年老体弱者予以重点接待或照顾。如会期比较长,还要为与会者安排一定的文体活动或参观游览活动。,4,做好会议结束工作会议结束后,秘书及相关人员要礼貌的做好扫尾工作,如会议安排照相,要及早安排,好让与会者离会时能拿到照片;及时为与会者订好车票、船票或机票;妥善安排各类与会者离

    6、开。,三、秘书的与会礼仪对于秘书及相关工作人员来说,不但要操办具体的会议事务,有时还要充当主持人组织会议,或者陪伴或代表领导、单位出席各种会议,必要时,还要在会上发言。最重要的一点是:秘书人员与会时,仪容衣着一定要整洁得体,仪表一定要大方庄重,并以饱满的精神状态出现在会场。1,明确身份参加会议时,与会者首先要明确自己的身份,是会议的正式成员(一般代表)、列席成员、,旁听成员,还是特邀成员(贵宾),只有明确自己的身份,才能使自己的举止合乎会议礼仪规范。2,举止大方如果是贵宾,主人一般会将其安排在主席台就座,此时应落落大方地接受,不必过谦。一般情况下不到散会不能退席。如果被要求发言,只宜做礼节性发

    7、言,言简意赅。如果是以一般代表身份与会,要按引导员引领的座位就座,自由落座时,要尽量往前靠。如果时以列席代表身份与会,会议讨论可以自由发言,但遇有表决议时,应主动回避。,3,遵守纪律与会时,一定要遵守有关的会议纪律,如按时到会、按时作息、有事要请假。尤其是要注意,如果会议组织参观旅游,一定要有时间观念、以免耽误别人的时间。,四、发言礼仪会议发言分为正式发言和自由发言两种1,神态自若走上主席台时应目视前方(如果观众鼓掌,应向观众微笑招手,以表谢意。)步态自然,刚劲稳健,体现出一种胸有成竹、自信自强的风度和气质。千万别左顾右盼,表情冷漠,给人目中无人的感觉。2,发言简练发言时口齿清晰,讲究逻辑,突

    8、出重点,3,应对有礼发言到精彩之处或发言完毕,应对观众的倾听表示谢意,尤其是观众鼓掌时,更应对观众的支持表示感谢。如果是书面发言,注意不能旁若无人,低头读稿,应时常抬头扫视下会场,与观众进行目光交流。会前应熟悉发言稿。对于与会者的提问,应予以礼貌回答。对不能或不会回答的问题,应机智而礼貌地说明理由;对提问人的批评和建议,即使有不当甚至错误的,都应认真倾听,不应失态。,二、重大会议的安排组织 所谓重大会议是指内容重要、规模较大、时间稍长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序,一般可以分为三个阶段。1,会前准备阶段(1)了解、掌握有关情况,确定会议主题,明确通过开会要解决什么问题。(2)起草文

    9、件材料,组织发言文稿,会上分发讨论的材料要准备好人手一册。(3)确定并通知开会对象,要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人,使有关的单位和个人及早作好准备。(4)好行政性的事务准备工作。除布置好会场外,还要事物安排好与会人员的接待工作,包括交通、食宿、医疗和参观访问等。,2,会议进行阶段(1)会议开始后,首先要检查、核对与会人员,特别是立法法质的会议,还要进行代表资格审查,发现问题要采取措施,妥善安排。(2)汇总情况,编写简报。汇总情况包括分组讨论情况,整理提案,送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报,要少而精,供领导掌握会议进程和存在的问题,以便及时部署工作,使

    10、会议健康发展。(3)做好会议记录,包括大会报告、小组发言等。,3,会议的结束阶段(1)收有关文件 根据保密原则,该收回的收回,该汇总的汇总,做到会内会外有别。(2)整理会议记录 根据会议需要,形成大会决议或会议纪要。(3)立卷归档 把会议过程中的一整套材料,包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报导等都要进行分类立卷,最后归档。,三、提高会议效率的方法 1,严格控制会议(1)要破除“唯行文办会是正宗”的旧观念从而把领导方法的基本点放在调查研究、直接处理问题上,并不断创造、丰富领导方法,使工作方法多样化。(2)要破除“向上攀”、“明哲保身”等观念 在开会过程中,要破除“向上攀

    11、”、“明哲保身”等旧观念,树立“敢于负责”、“亲自动手”的新观念。(3)制定严格控制会议的行政法规要制定会议的审批、管理权限制度,会议经费的分配、使用、节约或超支的奖惩办法等规章。(4)根据能级原理,建立严格的从上到下的岗位责任制,2,不断改进会风会风是思想作风和工作作风在会议过程中的表现。(1)要破除封建主义官场习气,诸如主席台上密密麻麻,大小领导个个发言,人人长篇大论,似乎非如此不足以显示会议之重要。(2)严格会议纪律,准时开会,开会后不准随意交谈。(3)发言要限定时间,并事先通告发言者。(4)认真做好行政性的会务工作,包括准备好文件材料、扩音、录音、录象等技术性工作,以及与会代表的生活安

    12、排,保证会议的顺利进行。(5)不得借开会之名慷国家之慨,请客送礼,游山玩水。,3,提倡节约原则 研究提高的具体方法很多,诸如:会议的主题单一集中,讨论问题要围绕主题开展。部署工作的会议,可以把几个内容合并到一个会上讲,然后分别去贯彻落实。一般中、小型会议,不要搞形式主义的开幕式和闭幕式。会议通知上,写明会议具体时间,能以十分钟、半小时开完的,不要以半天为计量单位,这样做可使与会者起监督作用。书面代言,既已分发材料,不必再照本宣科。会议末了,要议而有决,结论要在当场确认。一般性的会议,不要搞领导人接见照相。积极提倡开电话会议,既省时间,又省开支。,某公司销售团体会议议程表 公司销售团体会议在4月20日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行:1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、通信联系情况5、东部地区销售活动的总结6、销售一部关于团队沟通问题的发言7、公司销售人员的招聘和重组8、销售二部经理的人选9、下季度销售目标,例:,

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