第四章 会议组织.pptx

1、会务工作 本章主要介绍会议的涵义、性质、作用、会议的组织安排、会议文书等。重点掌握会议的作用、组织安排、会议文书的特点以及会议控制的手段。第一节 会议概述第二节 会议的组织安排第三节 会议文书,第七章 第一节 会议概述一、会议的涵义 会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。构成会议的要素有：会议名称；会议时间；会议地点；会议主持者；会议的参加者；会议主题；会议的方式方法；会议的结果。,二、会议的性质 对于会议的性质，我们归纳以下几点认识：1、会议不是目的，而是工作方法。开会的目的是为了做好工作，解决问题。2、开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部。3、开会只是我们工作过程中

2、的一个环节，不是我们工作的始终。三、会议的作用 1、立法作用2、行政手段作用3、上传下达、部署任务的作用4、宣传教育作用5、理论研究作用,第四章 会务工作 第二节 会议的组织安排 一、会议的分类 会议是内容和形式的统一体，从不同的角度可以有不同的分类。1、从会议的规模来分（p146）有大、中、小三种类型。2、从会议的内容容量来分 有综合性的会议、专业性的会议、专题性的会议、一事一议的会议、咨询性的会议等。3、按时间分 可分为定期性会议和不定期的会议。,会议常规礼仪：一、会议环境的礼仪规范 会议环境应强化会议主题。必须围绕会议主题来衬托，或庄严隆重、或喜庆热烈、或轻松活泼。1，讲台一般来说，主席

3、台大都设置有专门的讲台，位置一般在主席台的右侧，不宜在中间，以免主席团成员视线受阻。讲台上要放话筒，有时也可以放置鲜花。,2，会徽有时候，在主席团后面的背景上会悬挂会徽。会徽是体现或象征会议精神的图案性标志，它是会场的视觉中心，能起到渲染和突出会议精神的作用。3，会标会标要悬挂在主席台的正上方。会标的制作应端正、醒目、大方。除开悼念性会议外，一般为红底黄字或红底白字。字体以楷体或美术字体为宜。,4，旗帜为了衬托会议气氛，有时需要在主席台上和会场内外悬挂旗帜。主席台上的旗帜应围挂在会徽两边，以突出会议的庄严隆重。5，花卉可以调节会场气氛，振奋与会者的精神。注意：如果在主席台台口围放花卉，宜选择低

4、矮的绿色品种，以免挡住视线。红色表示热烈；黄色表示亲切；绿色表示希望,如果是涉外会议，尤其是重大的涉外会议，选用花卉应突出中华民族文化特色。选择有代表性的中国原产花卉，如梅花、牡丹、菊花、兰花、月季、杜鹃、山茶、荷花、桂花、水仙等。6，灯光、音响、空调灯光要明亮、柔和。音响音量适中；空调温度控制在20度左右。,二、会议服务安排的礼仪会议环境是会议礼仪的硬件；会议服务是其软件。1，拟发会议通知会议的主题、形式、内容、任务、议程、出席人员的等确定以后，便应该尽早拟发详尽的会议通知，以便与会者安排工作，做好相关准备。一份详尽的会议通知包括：会议名称；会议主题与内容；会期（起止时间）；报到的时间与地点

5、（要特别交代清楚交通路线或附上交通路线图）；会议的具体出席对象；会议要求（材料的准备及其差旅费和其他费用的问题。）,2，准备会议资料会议所需的文件资料，都应该在会前准备好。会后补发是不符合礼仪规范的。3，礼貌待客会议召开期间，秘书及其相关工作人员要按照有关的礼仪规范，做好迎送、登记、引导、陪同以及联络等工作，尤其对重要的与会者或年老体弱者予以重点接待或照顾。如会期比较长，还要为与会者安排一定的文体活动或参观游览活动。,4，做好会议结束工作会议结束后，秘书及相关人员要礼貌的做好扫尾工作，如会议安排照相，要及早安排，好让与会者离会时能拿到照片；及时为与会者订好车票、船票或机票；妥善安排各类与会者离

6、开。,三、秘书的与会礼仪对于秘书及相关工作人员来说，不但要操办具体的会议事务，有时还要充当主持人组织会议，或者陪伴或代表领导、单位出席各种会议，必要时，还要在会上发言。最重要的一点是：秘书人员与会时，仪容衣着一定要整洁得体，仪表一定要大方庄重，并以饱满的精神状态出现在会场。1，明确身份参加会议时，与会者首先要明确自己的身份，是会议的正式成员（一般代表）、列席成员、,旁听成员，还是特邀成员（贵宾），只有明确自己的身份，才能使自己的举止合乎会议礼仪规范。2，举止大方如果是贵宾，主人一般会将其安排在主席台就座，此时应落落大方地接受，不必过谦。一般情况下不到散会不能退席。如果被要求发言，只宜做礼节性发

7、言，言简意赅。如果是以一般代表身份与会，要按引导员引领的座位就座，自由落座时，要尽量往前靠。如果时以列席代表身份与会，会议讨论可以自由发言，但遇有表决议时，应主动回避。,3，遵守纪律与会时，一定要遵守有关的会议纪律，如按时到会、按时作息、有事要请假。尤其是要注意，如果会议组织参观旅游，一定要有时间观念、以免耽误别人的时间。,四、发言礼仪会议发言分为正式发言和自由发言两种1，神态自若走上主席台时应目视前方（如果观众鼓掌，应向观众微笑招手，以表谢意。）步态自然，刚劲稳健，体现出一种胸有成竹、自信自强的风度和气质。千万别左顾右盼，表情冷漠，给人目中无人的感觉。2，发言简练发言时口齿清晰，讲究逻辑，突

8、出重点,3，应对有礼发言到精彩之处或发言完毕，应对观众的倾听表示谢意，尤其是观众鼓掌时，更应对观众的支持表示感谢。如果是书面发言，注意不能旁若无人，低头读稿，应时常抬头扫视下会场，与观众进行目光交流。会前应熟悉发言稿。对于与会者的提问，应予以礼貌回答。对不能或不会回答的问题，应机智而礼貌地说明理由；对提问人的批评和建议，即使有不当甚至错误的，都应认真倾听，不应失态。,二、重大会议的安排组织 所谓重大会议是指内容重要、规模较大、时间稍长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。1，会前准备阶段（1）了解、掌握有关情况，确定会议主题，明确通过开会要解决什么问题。（2）起草文

9、件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。（3）确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关的单位和个人及早作好准备。（4）好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。,2，会议进行阶段（1）会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法质的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。（2）汇总情况，编写简报。汇总情况包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，以便及时部署工作，使

10、会议健康发展。（3）做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。,3，会议的结束阶段（1）收有关文件 根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。（2）整理会议记录 根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。（3）立卷归档 把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报导等都要进行分类立卷，最后归档。,三、提高会议效率的方法 1，严格控制会议（1）要破除“唯行文办会是正宗”的旧观念从而把领导方法的基本点放在调查研究、直接处理问题上，并不断创造、丰富领导方法，使工作方法多样化。（2）要破除“向上攀”、“明哲保身”等观念 在开会过程中，要破除“向上攀

11、”、“明哲保身”等旧观念，树立“敢于负责”、“亲自动手”的新观念。（3）制定严格控制会议的行政法规要制定会议的审批、管理权限制度，会议经费的分配、使用、节约或超支的奖惩办法等规章。（4）根据能级原理，建立严格的从上到下的岗位责任制,2，不断改进会风会风是思想作风和工作作风在会议过程中的表现。（1）要破除封建主义官场习气，诸如主席台上密密麻麻，大小领导个个发言，人人长篇大论，似乎非如此不足以显示会议之重要。（2）严格会议纪律，准时开会，开会后不准随意交谈。（3）发言要限定时间，并事先通告发言者。（4）认真做好行政性的会务工作，包括准备好文件材料、扩音、录音、录象等技术性工作，以及与会代表的生活安

12、排，保证会议的顺利进行。（5）不得借开会之名慷国家之慨，请客送礼，游山玩水。,3，提倡节约原则 研究提高的具体方法很多，诸如：会议的主题单一集中，讨论问题要围绕主题开展。部署工作的会议，可以把几个内容合并到一个会上讲，然后分别去贯彻落实。一般中、小型会议，不要搞形式主义的开幕式和闭幕式。会议通知上，写明会议具体时间，能以十分钟、半小时开完的，不要以半天为计量单位，这样做可使与会者起监督作用。书面代言，既已分发材料，不必再照本宣科。会议末了，要议而有决，结论要在当场确认。一般性的会议，不要搞领导人接见照相。积极提倡开电话会议，既省时间，又省开支。,某公司销售团体会议议程表 公司销售团体会议在4月20日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行：1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、通信联系情况5、东部地区销售活动的总结6、销售一部关于团队沟通问题的发言7、公司销售人员的招聘和重组8、销售二部经理的人选9、下季度销售目标,例：,