第八章档案的整理与保管.pptx
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- 第八 档案 整理 保管
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1、第八章,档案的整理与保管,教学规划,教学目的 1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管教学重点 1、档案的整理 2、档案的保管教学难点:档案的整理教学方法:采用讲授式 教学手段:多媒体课时安排:8课时,教学内容,第一节 档案的整理第二节 档案的保管,一、档案的整理,档案的整理就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。,(一)档案整理工作的内容,1、对文件进行整理归档(文书或业务部门)归档文件整理 归档文件系统整理方法 2、对档案进行整理:对文书或各业务部门移交的档案进行排列、编目,使之进一步条理化,以符合档案管理的需要;(档案室)3、全宗的划
2、分和排列。(档案馆),(二)档案整理工作的原则,1、保持档案之间的历史联系;1)来源 2)时间 3)内容 4)形式 2、充分利用原有的整理基础;3、便于保管和利用。在实际工作中,对制成材料、机密等级和保存价值不同的档案,应分别整理、专门保管,充分考虑便于保管和利用。,(三)档案整理流程与方法,1、档案分类 1)编制档案分类方案(档案分类大纲),建立全宗内档案分类体系;2)全宗内档案分类 按时间:年度分类法运用年度分析法应注意的事项 按来源:组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法。按内容:问题分类法、实物分类法、地理分类法。常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。按档案保管期限分类,2、档案的
3、排架(排列),档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。全宗内档案排列归档文件的排列与编号(温故)同一事由:按时间先后顺序;不同事由:按办结时间的先后顺序;按事由的重要程度;按共同属性分别集中排列:作者-时间;地区-时间,案盒的排列与编号 案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排放,并将这种顺序固定下来。档案盒排列方法 保管期限-时间顺序排列 保管期限-重要程度排列(组织机构分类法下的类别顺序排列P200)编号:统编大流水号;分编:按类别(年度、保管期限)从1号开始分编。全宗内档案排列一般按进馆顺序进行,3、(文件与)案盒目录编制,1)案盒目录的作用(“财产总账”)固定全宗内档案分类体系和案盒的排列
4、次序,体现档案整理的结果;反映案盒的内容和成分,可作为基本的检索工作,并为编制专门检索工具或计算机检索提供条件;是档案登记的基本形式,为档案的统计、检查、清点打下基础。,2)案盒目录的编制,案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录表是主体部分。封面:全宗号、目录号、目录名称、编制单位、编制时间、密级、保管期限等。案盒目录表:案盒号、年度、保管期限、件数、页数、备注等项。(见P205),4、编制档号,档号是档案馆(档案室)在整理和管理档案过程中,对档案的编号.档号的三种结构:全宗号-案盒目录号-案盒号-件、页(张号)盒内文件所在页号或件号 全宗号-类别号-案盒
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