档案管理概述.pptx

1、第五章 档案概述,第一节、档案的概念,含义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存下来供人们查考的，利用文字、图表、照片、声像等方式记载的文件材料。,“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”中华人民共和国档案法注：档案的本质属性即档案本质上是历史的原始记录,一、我国档案的历史沿革（一）、档案的起源与发展甲骨档案：距今4000多年左右，我国现存最古老的档案。近代河南安阳出土的甲骨残片记载了王令、祭祀、巡游、征战、渔猎、天象、医药等各方

2、面。集中保存于当时宗庙所在“天府”之内，专人管理,甲骨档案的主要特点是：其一，它是商王朝政治和宗教活动的原始记录，内容无所不包；其二，它是一种占卜文书，有了比较固定的篇章结构，大致上包含四个部分前辞、命辞、占辞和验辞；其三，它是由当时的史官记录并有意识积累保存而形成的，开创了以文字记录社会生活、保存备考的先例，为我国档案的形成和发展奠定了基础,铭文：又称金文或钟鼎文，殷商和周代常铸于青铜器上作为记事与凭信。周代金文内容涉及赏赐、册命、征伐、诉讼、契约等内容。秦汉以后有些重要记载和规定还刻在石头上，这些石刻中的档案与铭文档案统称金石档案,出土于陕西岐山的“毛公鼎”就记载了周宣王褒奖臣子毛公厝的诰

3、命，长达497字；江苏丹徒出土的“宜侯矢盘”则记载了周成王封矢为宜侯，授予土地、人口、牲畜等详细情况。公元前536年，郑国大夫子产首创刑鼎后，出现了铁质刑鼎。石刻档案产生于东周以后，其中最著名的石刻档案是东周初年的“石鼓文”。泰山石刻、会稽石刻、琅琊石刻和都江堰石刻被称为秦代四大石刻。,简犊自商周直至东晋时期，特别是周代至汉代的1000多年之间，人们多用竹片和木板来撰写文书和保存档案。其中，写在竹片上的叫“简”，写在木板上的叫“牍”，合称为简牍档案。30年代在内蒙境内的居延汉代烽燧遗址中发现的一万多枚汉简，是我国最早发现的简牍档案；1975年在湖北云梦秦墓中出土了1000余枚竹简，是我国目前发

4、现的历史最早的简牍档案。简牍档案对我国古代文化发展起了继往开来的作用。,缣帛档案 随着社会生产力的发展，春秋战国以后特别是汉代时期，出现了以丝织品为书写材料的档案“缣书”和“帛书”，（缣即为丝，帛即为绸）。1972年在长沙东郊楚墓中发现的帛书，是迄今发现的最早的缣帛档案，属于战国时代的古文书。1975年在湖南马王堆汉墓中出土的帛书舆图，则是我国也是世界上迄今发现的最早的地图档案。,纸质档案汉代发明造纸术，档案的书写材料逐渐为纸张代替。纸的发明和使用，是我国也是世界文化史上的一件大事，使文书、档案和其他文献载体和记录方式发生了空前变革。两汉时期，简、帛、纸几乎同时作为书写材料，但由于简重帛贵，不

5、便于广泛使用，而纸张质地柔软加上价格低廉又容易书写和传递收藏，所以纸张逐渐代替简帛成为最主要的最基本的书写材料。到了东晋时期，规定公文一律用纸书写，从而促进了文书的发展，形成了我国丰富多彩的纸质档案。纸张作为书写材料一直沿用了2000多年直到今天，所以纸质档案是我国最基本的档案，数量最多，内容最丰富。,随着生产的发展与技术的进步，近现代出现了以胶片、磁带、计算机硬盘、光盘、移动储存等为载体的新型档案。,（二）、“档案”一词的由来首次出现于清初官府文书清太宗皇帝实录（公元1638年）中，指的是仓库财务的登记簿。大约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的柳边纪略中说“边外文字，多书与木，往来传递

6、者约牌子，以削木若牌故也。存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣”东华录载习惯上仍将保存起来的文书称作“档案”、“档子”,语义学“档”，康熙字典解为“横木框档”，就是木架框格的意思；“案”，说文解字释为“几属”，即小桌子类的东西。档、案连用即存入档架收贮起来的文书案卷,二、档案的形成,（一）、档案的形成者党政机关、社会团体、企事业单位及任何个体。1、法律意义上档案是法人和自然人在自身活动中形成的，能证明其法律或事物活动的各种文件材料。,（一）、档案的形成者2、形成者来源既包括法人，又包括自然人法人：依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务

7、的各种组织。（各级党政机关、各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业等及各类教育、科研、卫生、文化机构等，还有学会、协会商会等社会团体）自然人：依法享有权利并承担义务的个人，包括家庭、家族等,（二）、档案的形成过程档案是单位或个人在现实工作中形成和使用的各种文件的转化物。,单位档案的形成过程1、选择处理完毕的文件形成档案文件是档案的前身，档案是文件的归宿2、保存具有一定查考利用价值的文件形成档案文件是档案的基础，档案是文件的精华3、按照一定的程序和规律集中保存文件形成档案文件是档案的因素，档案是文件的组合,注：档案一般保留文件的原稿、原本，一般不留存副本。所以档案以孤本为主档案是处理完毕的、

8、有参考价值的、集中系统地保存起来的文件,（三）、档案的形式1、档案的载体即载录档案信息的物质材料。甲骨、青铜、石材、竹简、木牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘、移动存储,2、档案信息的表达和记录方式表达方式：文字、图示、图像、声音记录方式：刻铸、手写、印刷、晒制、摄影、录音、录像、录入、刻录,3、档案的名称行政管理文件：章程、条例、命令、决定、意见、请示、报告、通知、通报、公告、计划、总结等生产活动：设计方案、生产图纸等经济活动：市场分析报告、市场预测报告、广告文案、报表、合同等,三、档案的属性,档案的属性是指档案本身所固有的不可缺少的性质。（一）、原始记录性档案的本质属性档案是其形成者在工作活

9、动中形成和使用的原始记录的转化物,（二）、社会性档案是人们在社会实践中形成的，记录了社会实践活动的内容、过程及结论，是人类研究、开发、利用自然的社会实践活动的产物,（三）、历史性档案是对以往社会实践的原始记录，是一种历史文化遗产。,（四）、确定性文件一经封挡转化为档案，信息内容便被清晰地保存下来，而且信息内容记录在固化的物质载体上面，可以最大限度地保证内容的确定性和真实性,四、档案与相关事物的关系,（一）、档案与信息信息就是对客观事物的反映，从本质上看信息是对社会、自然界的事物的特征、现象、本质及规律的描述。档案是一种信息，档案与信息是种概念与属概念的关系：档案是信息的一种。档案是一种最重要的

10、信息，是信息之根本确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态,（二）、档案与文献文献一般指前人留下来的历史文化价值较高、内容较系统完整的信息记录。区别：1、核心含义不同，档案是社会实践原始记录，是第一手原生信息，文献未必 2、文献注重历史文化价值；档案既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值 3、文献内容一般较系统、完整；档案则包括大量片段、零星记录在内,（三）、档案与文书档案与文书之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。文书（尤其定稿）因具有较强的原始记录性，所以可直接转化为档案，成为档案的实存形态之一,区别：1、档案实存形态不仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物2、文书虽

11、有原始记录性，但原始记录性并非文书的本质所在，也不是人们制作使用文书的根本目的与追求。文书本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具。（强制性）档案本质则是以往社会实践的原始记录物,（四）、档案与文物内容信息的清晰性与确定性与否是文物与档案之间的根本区别既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看做是文物主导性实存形态目前仍是文书,第二节、档案的作用,一、档案的基本作用凭证作用、参考作用（1）、档案是历史的真凭实证档案是确凿的原始材料和历史见证，是反映历史活动的真实记录。,（二）、档案是第一手的原始参考资料,二、档案的一般作用（一）、档案为工作查考的根据、为现实工作服务（二）、档

12、案为工农业生产和各项建设事业提供计划和管理的科学依据（三）、档案为历史研究、理论研究和科学技术研究提供第一手资料，为科学研究事业服务（四）、档案可以提供法律依据，维护国家、集体、个人的合法权益（凭证价值）（五）、档案是宣传教育的生动素材,三、档案发挥作用的规律性（一）、档案作用范围递增档案对其形成单位和对社会的作用具有双重性和过渡性,（二）、档案作用方向转移,现行效用,历史查考作用,（三）、档案机密程度递减档案机密性的逐渐弱化是一个总的趋势，表现为档案机密性的强弱与档案保管时间成反比,（四）、档案作用的发挥取决于一定的条件1、社会环境2、社会的档案意识3、档案的管理水平,第三节、档案的种类,一、按照所有权划分根据1992年10月档案工作基本术语公共档案 私人档案,公共档案：国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案私人档案：私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案,二、按照档案工作中通行的方法划分文书档案：指反映党务、行政管理等活动的档案。科技档案：指反映科学技术研究、生产、基本建设等活 动的档案（纯业务性）专门档案：指反映专门领域活动的档案（自我独立性、规律性）,三、按照历史时期划分中华人民共和国成立后的档案（中华人民共和国时期档案）革命历史档案（革命政权档案）旧政权档案“建”、“革”、“旧”,