集中报销平台培训-普通用户.pptx

1、集中报销信息平台普通用户操作培训,预算管理部,2023年6月14日,一,个人管理,报销业务,二,三,四,五,公司卡管理,查询统计,五,问题咨询,一、个人管理,（一）系统地址,（二）登录系统,选择账户类型系统只允许使用CNPC域或PTR域用户登录(具有CNPC或PetroChina邮箱)用户在HR系统有员工编号，且为在编人员 输入邮箱用户名和密码登陆系统,（三）个人信息修改,进入菜单“任务管理”-“修改本人信息”，点击“修改”，可修改身份证号、电话、默认组织机构。,通过“获取HR员工信息”，从HR系统获取最新的个人信息。,二、报销业务,报销要点-预算控制,预算系统进行下达、分解和调整，报销系统进

2、行预算控制预算控制：事前申请单冻结预算，报销单实际占用预算预算可以单项控制，也可以总额控制预算项目、预算科目与费用要素的关系,预算项目P,预算科目A1,费用要素E2,预算科目A2,费用要素E3,费用要素E4,费用要素E5,日常专项,37项,193项,费用要素E1,单据填报,1、选择预算项目,2、选择费用要素,3、系统检查可用额度,报销要点-辅助核算,辅助核算类型：25项由管理员根据财务要求配置单据扩展属性，由报销用户在填写单据时选择项目,报销要点-费用明细,费用明细是按票据填报的细化，目的为加强成本精细化管理费用要素配置不同的费用明细项各公司可配置强制填写和非强制填写，强制填写要求与单据明细合

3、计金额匹配,填写方式一,1.按票据填写,2.按明细项目拆分,主办会议、主办培训、宣传展览展会、车辆租赁、物业取暖报销,填写方式二,通用报销,1.按票据填写，点击“明细”,2.在对话中按明细项目拆分,报销要点-费用冲销,公司卡消费核销消费后及时提交报销；一次刷卡、一次报销，差额部分自动转为备用金；,借款冲销以票据方式支付的借款只能核销一次，其他支付方式可以多次核销；,报销实际支付金额=申报金额 核销公司卡金额 核销借款金额,报销要点-支付信息,支付方式,收款人信息根据支付方式选择或填写相应项单据提交时，系统自动记录收款人/单位的银行信息，以后直接选择,报销要点-票据影像,报销单与影像通过单据条码

4、关联,2、单据表头点击查看影像信息,1、在“任务管理”-“待办单据列表”或“提交单据列表”，点击“影像”,放大,报销要点-费用标准,费用超标，费用项显示灰色,报销标准由集团公司统一维护,交通费标准、住宿费标准、补助标准、会议费标准、培训标准,超标费用进入超标流程,报销要点-业务流程,事前申请流程,业务申请,部门负责人审核（行政审核）,部门领导审批（费用要素审批),借款流程,业务申请,部门负责人审核（行政审核）,部门领导审批（费用要素审批),还款流程,业务申请,出纳处理,报销要点-业务流程,报销单据,业务申请,部门负责人审核（行政审核）,部门领导审批（费用要素审批),财务审核(抽查),打印单据提

5、交票据,影像扫描及审核,申请人操作,扫描中心,报销要点-委托办理,委托办理：代同事提交报销 需要管理员设置可委托办理的单据类型进入菜单：“任务管理”-“报销委托办理”,1.查询委托人，以委托人的身份登入系统,2.选择可以办理的报销业务，填写报销单,3.在委托人的“提交单据列表”查询提交单据,4.单据流程显示 XX（提交人）代 XX（委托人）,5.单据流程被退回，可在“报销委托办理”中查看并重新处理单据,报销要点-单据修改,报销单据在流程中被退回后，需要提交人修改后，才能再次提交,1、在提交人“待办单据列表”查看退回的单据,2、在单据结尾，点击“修改单据”或“删除”,影像系统收到单据“退回”通知

6、，纸质票据进入退回流程。,修改单据：重新修改单据内容，允许再次提交删除：将单据删除，重新提交新的单据,（一）个人借款,填写借款申请,进入菜单“业务申请”-“借款申请”选择“是否对私”支付，对私支付只能付给领款人；不同的支付方式控制支付信息的选择；,（一）个人借款,提交借款申请,填写完毕，点击“下一步”，自动生成单据编号；选择审批人，提交申请单;,查看借款申请单,在“任务管理”-“提交单据列表”可查找已提交的单据；点击“撤销”可撤销提交错误的单据；,（一）个人借款,提交还款申请,进入菜单“业务申请”-“还款申请”；系统自动展示已审批完成且未冲销完成的借款申请单；勾选需要核销的借款单，并填写本次还

7、款金额；提交到财务人员（出纳）审核；,（二）差旅报销,出差申请,出差申请审批通过后预冻结预算额度,自动生成借款单，可进行核销和还款,进入菜单：“业务申请”-“出差申请”,（二）差旅报销,差旅费报销,进入菜单：“报销业务”-“差旅报销”配置了申请单，必须先选择出差申请,从申请单读取行程信息、出差人员等基本信息，自动填写到报销单,（二）差旅报销,填写差旅费报销-基本信息,选择预算项目，包括部门下达和可用预算；,选择出差目的，参加会议和参加培训需要填写会议和培训相关内容；,根据各公司定义要求，选择辅助核算等扩展信息；,添加同行出差人员；,（二）差旅报销,填写差旅费报销单-费用明细,1、按人员填报交通

8、费用；,2、住宿费填报：先按发票填写金额，再按人员进行费用拆分；,3、按费用要素填报其他费用；,灰色显示为超标,4、填报补助，包括住勤、火车、往返机场车站、杂费和其他补助；,（二）差旅报销,填写差旅费报销单-费用冲销,1、借款冲销,2、公司卡冲销,以网银、POS方式支付的借款可以分多次冲销以限额支票支付的借款可以透支，但只能冲销一次,一笔消费明细只能冲销一次,（二）差旅报销,填写差旅费报销单-支付方式,实付金额=申请报销金额-公司卡冲销金额-借款冲销金额,差旅费报销单-审批流程,有超标费用，执行超标流程,（二）差旅报销,打印单据,领导审批完成后，申请人在“任务管理”-“提交单据列表”中打开单据

9、点击“打印单据”，系统将数据导入Excel进行打印用户在打印单据后，进入影像流程,条形码和单据编号对应,（三）主办会议报销,主办会议申请,1、进入菜单：“业务申请”-“主办会议申请”2、选择预算，填写基本信息3、填写费用明细4、填写借款,（三）主办会议报销,填写基本信息,1、选择预算,2、填写基本信息，包括会议类型、会议级别、会议内容、会议地点、会议时间、人数等。,进入菜单：“报销业务”-“主办会议报销”,（三）主办会议报销,填写费用明细,1、选择费用要素，填写单据明细；,2、根据明细项目选择费用项目：场地使用费、车辆使用费、会场布置、会议材料制作、住宿费用、餐饮费用、评审费用、评审人数；3、

10、公司卡消费冲销、借款冲销,（三）主办会议报销,填写支付方式,实付金额=申请报销金额-公司卡冲销金额-借款冲销金额,主办会议费报销-审批流程,（四）主办培训报销,主办培训申请,1、进入菜单：“业务申请”-“主办培训申请”2、选择预算，填写基本信息3、填写费用明细4、填写借款,（四）主办培训报销,主办会议费报销-基本信息,1、选择预算2、填写基本信息，包括培训机构性质、名称、培训地点、培训内容、时间、人数等。,进入菜单：“报销业务”-“主办会议报销”,（四）主办培训报销,主办培训报销-费用明细,1、选择费用要素，填写单据明细：内部职工培训，对外营销培训；,2、根据明细项目选择费用项目：场地使用费、

11、车辆使用费、会场布置、会议材料制作、住宿费用、餐饮费用、讲课费用、设备租赁费用。,（四）主办培训报销,主办培训费报销-支付方式,实付金额=申请报销金额-公司卡冲销金额-借款冲销金额,主办会议费报销-审批流程,（五）宣传费-展览与展会报销,宣传费-展览与展会报销-基本信息,1、选择预算2、填写基本信息，包括展会名称、地点、时间3、上传附件信息,进入菜单“报销业务”-“宣传费-展览与展会报销”,（五）宣传费-展览与展会报销,宣传费-展览与展会报销-费用明细,1、选择费用要素：展览展会费，其他宣传费；,2、根据明细项目选择费用项目：展位费、设备租赁费、设计制作费、宣传纪念品制作、其他材料费、劳务费。

12、,（六）车辆租赁费报销,填写基本信息,1、选择预算2、填写基本信息，包括租赁机构性质、租赁机构名称3、上传附件信息,进入菜单“报销业务”-“车辆租赁费报销”,（六）车辆租赁费报销,填写费用明细,1、选择费用要素：轿车、越野车租赁；,2、根据明细项目选择费用项目：轿车、越野车。,（七）物业取暖费报销,填写基本信息,1、选择预算2、填写基本信息，包括辅助核算3、上传附件信息,进入菜单“报销业务”-“物业取暖费报销”,（七）物业取暖费报销,填写费用明细,1、选择费用要素：制冷费、物业管理费、取暖费；2、根据明细项目选择费用项目：展位费、设备租赁费、设计制作费、宣传纪念品制作、其他材料费、劳务费。3、

13、冲销借款或公司卡消费。,（八）通用报销,填写基本信息,1、选择预算2、填写基本信息，包括辅助核算3、如有附件，上传附件信息,进入菜单“报销业务”-“通用报销”,（八）通用报销,填写费用明细,1、选择费用要素：本机构选用的费用要素（除前面7类报销单中使用的）；2、如费用要素带有明细，点击“明细”列链接，可填写相应的明细信息；3、冲销借款或公司卡消费。,（八）通用报销,填写支付信息,实付金额=申请报销金额-公司卡冲销金额-借款冲销金额,审批流程,三、公司卡管理,（一）公司卡流程,公司卡申请、额度调整、销卡,提交申请,部门负责人审核（行政主管审核）,财务负责审核（公司卡负责人审核),卡系统：卡管理员

14、审核,解挂、补卡及个人信息修改,提交申请,卡系统：卡管理员审核,公司卡流程保持单一性已持有卡，不允许再提交同银行的开卡申请卡操作流程在申请中，不允许提交其他申请,（二）开卡申请,进入菜单“业务申请”-“开卡申请”选择“中国”点击“昆仑银行”的“开卡申请”,根据用户信息自动带出,根据职务选择卡种和额度,（二）开卡申请,填写完成，选择流程审核人。临时保存：将当前信息保存到待处理单据中提交申请，提交审核,结果查询：进入菜单“查询功能”-“公司卡操作信息查询”，查询开卡申请的状态及银行返回信息,（三）报销催办,持卡用户在刷卡消费之后应及时提交报销单每月5号为账单，25号为最后还款日催办规则每月10号系

15、统发送邮件和短信提醒持卡人每月20号系统发送邮件和短信提醒持卡人及持卡人领导每月26号系统将未核销费用转备用金，发送邮件和短信通知持卡人,（四）卡操作管理,个人信息变更，提交“客户信息修改申请”,需要增加消费额度，提交“公司卡额度调整申请”,（四）卡操作管理,卡遗失或损坏，发起“公司卡补换卡申请”卡遗失：直接与银行联系进行挂失，再发起“补卡申请”卡损坏：发起“发起换卡申请”补换卡申请完成后，银行将邮寄新卡给持卡人，原卡号自动注销。,挂失后，原卡找回，发起“公司卡解挂申请”,（四）卡操作管理,不再使用公司卡，或因职务等调整卡类型，需注销当前公司卡，发起“公司卡销卡申请”销卡后不能恢复,修改卡密码

16、，直接与银行联系,申请结果及卡状态查询：进入菜单“查询功能”-“公司卡操作信息查询”，查询各种申请的状态及银行返回情况查询卡状态，进入菜单“查询功能”-“个人卡状态查询”,（五）账单查询,进入菜单“查询功能”-“公司卡账单信息查询”可按账期查询公司卡消费及报销情况,1、账单信息查询首页，显示账户信息，包括余额及状态等信息,2、点击“账单信息”：按账期查询消费及还款情况,3、查看交易明细,四、查询统计,（一）个人单据查询,进入菜单“查询功能”-“个人单据查询”，可查询本人提交、本人审批/审核的单据他人代本人提交、本人代他人提交的单据他人代本人审批/审核、本人代他人审批/审核的单据,点击单据链接，查看单据明细信息,（二）个人借款查询,进入菜单“查询功能”-“个人借款查询”，可查询个人借款信息单据审批状态借款核销金额,点击借款事由链接，查看单据明细信息,（三）公司卡交易查询,进入菜单“查询功能”-“公司卡交易明细查询”，可查询交易明细的报销状态查询条件：按交易时间、商家查询余额：实时查询公司卡余额,五、问题咨询,（一）提交问题,使用系统中遇到问题，可通过“任务管理”-“问题咨询”提交问题点击